Τι ακριβώς παρασχέθηκε;
Finance support, IT, HR, legal coordination, procurement, strategy ή group management πρέπει να περιγράφονται με αρκετή ακρίβεια ώστε να μπορεί να αποδειχθεί το scope και η περίοδος της υπηρεσίας.
Γιατί η ελληνική εταιρεία είχε επιχειρηματικό λόγο να λάβει την υπηρεσία;
Ο γενικός κανόνας έκπτωσης επιχειρηματικών δαπανών απαιτεί, μεταξύ άλλων, η δαπάνη να πραγματοποιείται προς το συμφέρον της επιχείρησης ή κατά τις συνήθεις συναλλαγές της, να αντιστοιχεί σε πραγματική συναλλαγή και να αποδεικνύεται με κατάλληλα δικαιολογητικά.
Η σύμβαση είναι αφετηρία, όχι το τέλος.
Το intercompany agreement πρέπει να περιγράφει services, charging basis, period, responsibilities και invoicing logic. Η ύπαρξη όμως σύμβασης δεν αρκεί αν η πραγματική εκτέλεση δεν μπορεί να υποστηριχθεί.
Δημιουργήστε audit trail κατά τη διάρκεια του έτους.
Reports, deliverables, emails, meeting records, tickets, project files, time records ή άλλα κατάλληλα operational evidence μπορεί να στηρίζουν την πραγματική παροχή, ανάλογα με το service.
Για shared costs χρειάζεται λογική κατανομής.
Headcount, users, revenue, transactions, devices ή άλλος allocation driver πρέπει να έχει πραγματική σχέση με την υπηρεσία. Ένα arbitrary percentage επί του τζίρου χωρίς σύνδεση με το benefit χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή.
Cost, markup και arm's-length analysis είναι ξεχωριστές αποφάσεις.
Η επιλογή cost base, exclusions, allocation και markup πρέπει να συνδέεται με functions/risks και, όπου απαιτείται, με transfer-pricing analysis.
Το income-tax documentation δεν απαντά αυτόματα στα indirect-tax questions.
Κάθε cross-border service flow πρέπει να εξετάζεται και ως προς place of supply, reverse charge, τυχόν παρακράτηση και εφαρμοστέα ΣΑΔΦ, όπου σχετίζεται.
Agreement, invoice και ledger πρέπει να λένε την ίδια ιστορία.
Recurring charges, year-end true-ups, accruals και credit notes πρέπει να συμφωνούν με το charging model και να είναι αναγνωρίσιμα στα books.
Intercompany Service Matrix.
Χαρτογραφούμε provider, recipient, service, agreement, cost pool, allocation key, markup, invoice frequency, VAT/tax treatment και accounting accounts. Αυτό δημιουργεί operational framework πάνω στο οποίο μπορεί να στηριχθεί η φορολογική τεκμηρίωση.