Η ανάθεση σε εξωτερικό λογιστή δεν μεταφέρει την ευθύνη της επιχείρησης.
Η ΑΑΔΕ επισημαίνει ότι μια επιχείρηση μπορεί να αναθέσει σε τρίτο πρόσωπο την τήρηση μέρους ή του συνόλου του λογιστικού της συστήματος, όμως η ανάθεση αυτή δεν την απαλλάσσει από τη σχετική ευθύνη που προκύπτει από τη φορολογική νομοθεσία.
Αυτός είναι ο βασικός λόγος που το handover πρέπει να αντιμετωπίζεται ως ελεγχόμενη εταιρική διαδικασία και όχι ως απλή ανταλλαγή μερικών αρχείων μεταξύ παλιού και νέου λογιστή.
Τι πρέπει να παραλάβετε πριν γίνει η μετάβαση
Το ακριβές πακέτο εξαρτάται από το μέγεθος, το λογιστικό σύστημα και τη δραστηριότητα της επιχείρησης. Ως πρακτική βάση, ζητάμε τουλάχιστον:
- τελευταίο ισοζύγιο και αναλυτικά καθολικά,
- ημερολόγια / αναλυτικές λογιστικές εγγραφές όπου απαιτούνται,
- αναλυτικά υπόλοιπα πελατών και προμηθευτών,
- συμφωνίες και υπόλοιπα τραπεζικών λογαριασμών,
- υπόλοιπα φόρων, ΦΠΑ και λοιπών υποχρεώσεων,
- υπόλοιπα εταίρων, διαχειριστών ή συνδεδεμένων μερών όπου υπάρχουν,
- μητρώο παγίων και αποσβέσεων,
- στοιχεία απογραφής / αποθήκης, όπου εφαρμόζεται.
Δεν αρκεί να ξέρουμε ότι «οι δηλώσεις έχουν υποβληθεί».
Η νέα ομάδα πρέπει να έχει πρόσβαση στις δηλώσεις και στα στοιχεία που τις υποστηρίζουν. Συνήθως ελέγχουμε:
- δηλώσεις ΦΠΑ,
- παρακρατούμενους φόρους,
- Ε3 και έντυπο Ν,
- τυχόν τροποποιητικές δηλώσεις,
- ρυθμίσεις, οφειλές, πρόστιμα ή πράξεις διοικητικού προσδιορισμού,
- ανοιχτή αλληλογραφία ή αιτήματα προς ΑΑΔΕ.
Στόχος είναι να γνωρίζουμε όχι μόνο τι υποβλήθηκε, αλλά και ποια θέματα παραμένουν ανοιχτά.
Η ψηφιακή εικόνα πρέπει να μεταφερθεί μαζί με τα βιβλία.
Το myDATA περιλαμβάνει διαβιβασμένα παραστατικά, χαρακτηρισμούς και λογιστικές εγγραφές τακτοποίησης. Κατά την αλλαγή λογιστή πρέπει να ελεγχθούν οι εκκρεμείς διαβιβάσεις, οι χαρακτηρισμοί, οι αποκλίσεις και οι εξουσιοδοτήσεις που συνδέονται με την πλατφόρμα.
Η ΑΑΔΕ διαθέτει ειδική διαδικασία εξουσιοδότησης λογιστών/λογιστικών γραφείων για το myDATA, επομένως η μετάβαση πρέπει να περιλαμβάνει και τον σωστό χειρισμό των σχετικών προσβάσεων.
Το payroll handover χρειάζεται δικό του checklist.
Όπου υπάρχει προσωπικό, παραλαμβάνουμε οργανωμένα:
- μητρώο ενεργών εργαζομένων,
- όρους εργασίας και βασικά στοιχεία συμβάσεων,
- υπόλοιπα αδειών,
- ιστορικό μισθοδοσίας,
- στοιχεία ΑΠΔ και σχετικών υποχρεώσεων,
- τυχόν ανοιχτά θέματα ΕΡΓΑΝΗ ή ασφαλιστικών φορέων.
Μια λογιστική μετάβαση που αφήνει τη μισθοδοσία «για αργότερα» δημιουργεί περιττό operational risk.
Ποιος έχει πρόσβαση σε τι;
Καταγράψτε ξεχωριστά τα συστήματα που χρησιμοποιεί η οικονομική λειτουργία:
- ERP / λογιστικό πρόγραμμα,
- τιμολόγηση / Πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης,
- myDATA / myDATAusers,
- τραπεζικές πλατφόρμες όπου ο λογιστής έχει εξουσιοδοτημένη πρόσβαση,
- payroll software,
- cloud folders / document repositories,
- τυχόν dashboards ή reporting files.
Η αλλαγή λογιστή είναι επίσης καλή στιγμή για να αφαιρεθούν παλιές προσβάσεις και να περιοριστούν δικαιώματα που δεν χρειάζονται πλέον.
Μην θεωρείτε ότι το τελευταίο ισοζύγιο είναι αυτομάτως σωστό.
Ένα από τα συχνότερα λάθη είναι η νέα συνεργασία να ξεκινά με μη ελεγμένα opening balances. Πριν «κλειδώσουν» τα αρχικά υπόλοιπα, εξετάζουμε ιδίως:
- τράπεζες,
- πελάτες και προμηθευτές,
- ΦΠΑ και φορολογικούς λογαριασμούς,
- πάγια,
- αποθέματα,
- υπόλοιπα εταίρων / διαχειριστών,
- λογαριασμούς χωρίς σαφή τεκμηρίωση.
Αν υπάρχουν ουσιώδεις αποκλίσεις, το σωστό επόμενο βήμα μπορεί να μην είναι απλώς «νέα λογιστική συνεργασία», αλλά ξεχωριστό Accounting Clean-Up & Tax Remediation.
Ζητήστε Open Items Register.
Ακόμη και όταν τα βιβλία είναι γενικά σωστά, χρειάζεται γραπτή καταγραφή των θεμάτων που παραμένουν ανοιχτά. Για παράδειγμα:
- μη συμφωνημένες τράπεζες,
- παλιές απαιτήσεις ή υποχρεώσεις,
- εκκρεμείς διορθώσεις myDATA,
- παραστατικά που λείπουν,
- φορολογικές ή ασφαλιστικές εκκρεμότητες,
- ζητήματα απογραφής ή παγίων,
- εκκρεμείς εταιρικές / ΓΕΜΗ υποχρεώσεις.
Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να αναζητήσει και να αναπαράγει τα αρχεία της.
Τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα προβλέπουν ότι τα λογιστικά αρχεία διαφυλάσσονται τουλάχιστον για πέντε έτη από τη λήξη της περιόδου ή για μεγαλύτερο χρόνο εφόσον αυτό απαιτείται από άλλη νομοθεσία. Μπορούν να τηρούνται σε οποιαδήποτε μορφή, εφόσον υπάρχει δυνατότητα αναζήτησης, εμφάνισης και αναπαραγωγής.
Άρα η επιχείρηση δεν πρέπει να εξαρτάται αποκλειστικά από το αν ένας προηγούμενος συνεργάτης θα έχει διαθέσιμο ένα αρχείο χρόνια αργότερα.
Πώς οργανώνουμε ένα accounting handover
Στη Looma, μια αλλαγή λογιστή ξεκινά με diagnostic και handover checklist. Αν η υπάρχουσα βάση είναι καθαρή, η επιχείρηση μπορεί να περάσει απευθείας σε Accounting & Tax.
Αν υπάρχουν ιστορικά υπόλοιπα, μη συμφωνημένα δεδομένα ή φορολογικές αποκλίσεις, προηγείται συνήθως Accounting Clean-Up & Tax Remediation, ώστε η νέα περίοδος να μην ξεκινήσει πάνω σε προβληματική βάση.
Το συγκεκριμένο checklist είναι πρακτικό πλαίσιο μετάβασης και όχι εξαντλητικός νομικός κατάλογος. Το απαιτούμενο handover εξαρτάται από το λογιστικό σύστημα, τον κλάδο, τις φορολογικές υποχρεώσεις και το ιστορικό της κάθε επιχείρησης.